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ホームページの開設

(2001/08/24)
 
広報誌による広報活動は月1回の発行で、しかも紙面が限られていることから、それを補う形で居住者向けのホームページを開設して管理組合活動の情報開示を積極的に進めることにしました。ホームページのデザインはどうするか、コンテンツとしてはどういうものを載せるか、全体の構成はどうするか、セキュリティはどうするか、正月休みの間に頭の中で漠然と構想を練りました。

私はホームページ作成のプロではありませんし、日頃の更新作業にそれほど時間を割くこともできません。その昔、お粗末なわが家のホームページを立ち上げましたが、まったく更新されずに放置状態でしたので、その反省から、日頃の更新をどういうふうに行っていくかを重点的に考えました。その結果、ホームページのデザインはできるだけシンプルかつ定型化して、ちょっとした時間を利用して気軽に更新ができるような形にしました。

実際のホームページ作成作業は会社から帰宅後の深夜の時間帯に行い、2001/01/08頃から約1週間くらい半徹夜の突貫工事を続けて、なんとか2001/01/15に試験的に運用を開始しました。といってもホームページ作成作業の大半の時間はアクセス管理の方法の勉強と試行錯誤に費やされていたように思います。今でこそ120MBを越えるコンテンツを誇りますが、当初は理事会の議事録がいくつか載っているだけの寂しい内容でしたので。

試験運用開始の翌日の理事会で早速ホームページ開設を提案して、役員全員の承認をいただきました。ただし、居住者向けの情報開示のためにすべての情報を隠さずにそのまま載せるようにしたことから、アクセス管理だけはしっかりしなければいけないということで、居住者全員にユーザーIDとパスワードを配布してアクセス管理をするということになりました。このため、試験運用を始めたプロバイダーのサーバーでは対応ができなくなり、すぐに別のプロバイダーに引越しを余儀なくされるということも経験しました。ちなみに現在ホームページを置いているサーバーは私が個人で契約しているプロバイダーのものですが、自作CGIやsendmail、telnetが使える上に、基本料金だけでホームページ容量が無制限なので気に入ってます。

ホームページによる情報開示の利点はなんといっても、その情報量の多さと速報性でしょう。当マンションのホームページには管理規約から始まり、総会・理事会の議案書・議事録、広報誌のバックナンバー、各種業者の見積書、販売時のパンフレットから設計図書一式に至るまで、管理組合業務におよそ必要と思われる書類はすべて載せています。また、総会や理事会の議事録も会議の2〜3日後にはアップしています。当ホームページの目的は「居住者向けの情報開示」ですが、私にとってはむしろ私自分の書類整理のためにコンテンツを充実させている意味の方が大きいかもしれません。その意味があるからこそ、更新意欲が継続できているという部分があります。実際、管理組合関係のことで何か調べたいことがあると、書類を引っ張り出すよりもホームページを見ることのほうが圧倒的に多いので、アクセスカウンターの大半は私が刻んでいるのではないかとも思っています。

ただしホームページは万能ではありません。そのことには常に注意を払う必要があると思います。

当マンションの居住者の方にはパソコンをお持ちでなかったり、インターネットにアクセスできる環境をお持ちでないかたも多くおられます。その方々にとってはホームページ上に載せた情報というものはまったく意味のない情報であるわけです。インターネット対応のマンションで居住者全員がインターネット常時接続の環境を持っていない限りは、マンションの情報開示の手段としてホームページを利用した瞬間に、いわゆる「デジタル・ディバイド」の問題を身近に抱え込むことになります。ホームページを閲覧できる人と出来ない人の間に情報格差が生じてしまい、ホームページを作成することで逆にホームページを閲覧できない居住者の方の不満が大きくなってしまう危険性もあります。

実際、当マンションの居住者の方から「重要な情報がホームページに載せられているだけで、居住者全員に伝えられていないことがある」とのお叱りをいただいています。また「わざわざホームページに載せるより、手書きの回覧が一番良い」という意見もあります。

だからと言ってホームページの更新内容を毎回印刷して全員に配布したり回覧したりするのも本末転倒ですし、さすがの私もそこまでは出来ません。やはり「デジタル・ディバイド」の問題を解決するには居住者全員がインターネットにアクセスできる環境を整備するしかないと思いますが、なかなか難しい問題です。
 
このホームページはNICE STAGE湘南台管理組合によって運営されています。